Samstag, 30. Dezember 2017

Zeit in Besprechungen optimieren


In der Softwareentwicklung, Kommunikation ist beste Weg um die Unklarheiten zu beseitigen bzw. Harmonisierte Klima in Team zu schaffen. 
Ohne Kommunikation werden die Anforderungen von Kunden bei der Entwicklungsteam nicht analysierbar und mach die Realisierung des System komplizierte.


Ein Plan um den Ziel zu erreichen wird durch viele Gespräche mit Stakeholder  und das Team zu Stande kommen und das ist Anfang, in alle Entwicklungsprozesse bis zur Produkt Freigabe, werden ziemlich viele Gespräche geben. Meine Erfahrungen sagt ca. 25% von unser Arbeitszeit wird in Gespräch räume verbracht. Bei große Unternehmen die komplexere Software-Systeme entwickeln, wird die Entwicklungszeit ca. 60% geschätzt.

Ich werde paar Anmerkungen schreiben, die beim Gespräche beachtet werden soll um die Zeit effizienter zu nutzen.

Zuerst wiederhole ich „8 Tipps für bessere Meetings“ die von Sascha Thattil in Computer-Woche[2] veröffentlicht wurde:


1. Meetings so gut wie möglich vermeiden
2. Während der Besprechung stehen
3. So kurz wie möglich halten
4. Agenda einhalten
5. Kleine Teilnehmerzahlen
6. Optionale Teilnahme
7. Ziel des Treffens festlegen
8. Elektronische Geräte vermeiden


Für mich alle 8 Punkte sind relevant, vor allem Punkt 4 und 7 die ich am wichtigsten finde. Die Besprechungen sollten nach einem klar definierten Ziel organisiert werden. Sicherlich, eine fokussierte Aussage der ker des Gespräch mehr als nur die typische Agenda ist. Bei den meisten Tagesordnungspunkten handelt es sich um eine einfache Liste von Punkten, die mit einer unzureichenden Definition des erwarteten Ergebnisses eines dieser Punkte abgedeckt werden müssen.


Nur betroffene Personen einladen
Von Prinzip her, soll die Personen zum einen Gespräch eingeladen werden, dass die Anwesenheit in diesem Gespräch sinnvoll ist. Der Organisator manchmal lädt viele, in der Gedanken das die Themen für eingeladenen wichtig sind, daher soll bewusst bei die geladenen sein um das Gespräch kleiner zu halten.


Agenda auch für die kleine Runden
Ein Agenda ist immer sinnvoll um die Kollegen in Spur halten zu können, das Gespräch Thematik zu halten und die Zeit nicht überschreiten. Der Organisator soll immer einen Blick auf die Agenda haben und die beteiligten Personen dran erinnern die kern Themen nicht vernachlässigen

Feedback von beteiligten
Es soll, so wie in agilen Umfeld, das ROTI-Feedback[2] nach dem Gespräch geben. Hier die beteiligten Personen geben Ihre Meinung, war das Gespräch sinnvoll oder verschwendete Zeit.

Letztendlich die Leitung
Großartiges Besprechungen passieren, wenn Sie großartige Führer haben. Es ist nicht immer einfach, derjenige zu sein, der sicherstellt, dass Dinge sich bewegen, aber jemand muss verantwortlich sein für das Abhalten von die Gespräche die nur Zeit kosten. Sobald Sie als Leiter/in die Standards für effiziente, effektive und unterhaltsame Meetings festgelegt haben, wird Ihr Team folgen - und Meetings können der beste Teil Ihres Arbeitstages sein.


Erwartete Ergebnisse sind erreichbar und vorhersehbar durch gut geplante und durchgeführte Meetings.

Beginnen Sie mit der Veröffentlichung Ihres Protokolls und Ihres Aktionsplans innerhalb von 1-2 Tage. Menschen werden am effektivsten zu Ergebnissen beitragen, wenn sie sofort mit den Funktionselementen beginnen. Sie haben immer noch eine neue Erinnerung an das Treffen, die Diskussion und die Gründe für die gewählte Richtung.


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Siehe:
[1] Artikel in Computer Woche: Verhalten im Meeting von Sascha Thattil

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